Gdy osoba wyznaczona do pierwszej pomocy jest nieobecna, pracodawca powinien zapewnić zastępstwo innego wyznaczonego i przeszkolonego pracownika, dostępnego na danej zmianie. Trzeba potwierdzić jego obecność, sposób kontaktu i poinformować zespół. Jeśli zastępcy brakuje, należy pilnie ustalić rozwiązanie organizacyjne zapewniające działanie systemu pierwszej pomocy.
Planowany urlop pozwala przygotować zastępstwo wcześniej. Nagła choroba wymaga sprawdzenia aktualnej obsady. Poniżej znajdziesz kroki dla obu sytuacji oraz sposób kontroli zastępstw przy pracy zmianowej.
Kto może zastąpić osobę wyznaczoną do pierwszej pomocy?
Zadania przejmuje inny pracownik wyznaczony przez pracodawcę i przeszkolony w udzielaniu pierwszej pomocy. Przygotowanie musi odpowiadać zagrożeniom w zakładzie. Wybór nie powinien opierać się wyłącznie na tym, kto akurat ma wolną chwilę.
Art. 209¹ § 3 Kodeksu pracy wiąże liczbę wyznaczonych pracowników, ich szkolenie i wyposażenie z rodzajem oraz poziomem zagrożeń. Z kolei § 44 ust. 3 ogólnych przepisów BHP wymaga powierzenia obsługi punktów i apteczek na każdej zmianie wyznaczonym, przeszkolonym pracownikom. [1][2]
W praktyce sprawdź, czy zastępca:
- będzie obecny w godzinach objętych zastępstwem;
- może sprawnie dotrzeć do stanowisk, które ma obejmować;
- zna rozmieszczenie apteczek i sposób wezwania pomocy;
- wie, że przejmuje zadania podczas nieobecności kolegi.
Pracownik z sąsiedniego pomieszczenia może być dostępny. Osoba w odległym oddziale albo pracująca tego dnia z domu zwykle nie rozwiązuje problemu pomocy na miejscu. Oceniaj rzeczywiste warunki, a nie samą nazwę działu. Nie ma uniwersalnej zasady nakazującej osobnego zastępcę w każdym pokoju czy każdej hali.
Jak przygotować zastępstwo przed urlopem?
Planowany urlop pozwala ustalić zastępstwo z wyprzedzeniem. Najlepiej sprawdzić je przy zatwierdzaniu nieobecności, a następnie potwierdzić przed jej rozpoczęciem. Poniższe kroki są propozycją organizacji pracy, a nie ustawowym formularzem.
- Sprawdź daty i godziny nieobecności. Uwzględnij wszystkie zmiany, na których pracowałaby osoba wyznaczona, również weekendowe.
- Wskaż przygotowanego zastępcę. Potwierdź jego wyznaczenie, szkolenie oraz obecność w potrzebnych godzinach.
- Porównaj grafiki. Sprawdź urlopy, delegacje, pracę zdalną i zaplanowane zamiany zmian także u zastępcy.
- Ustal zakres zastępstwa. Określ dni, godziny oraz obszar, w którym pracownik ma być dostępny.
- Przekaż informacje organizacyjne. Zastępca powinien znać dostęp do apteczek, kontakty i zakładowy sposób powiadamiania o zdarzeniu.
- Poinformuj zespół. Podaj, kto jest dostępny i jak go znaleźć. Sprawdź zgodność komunikatu z wykazem przy apteczkach.
Przykład: Anna i Michał są przygotowani do pierwszej pomocy, ale Anna pracuje rano, a Michał po południu. Podczas urlopu Anny samo wskazanie Michała jako zastępcy nie zabezpiecza porannej zmiany. Trzeba zmienić obsadę albo wcześniej przygotować i wyznaczyć dodatkowego pracownika.
Co zrobić, gdy wyznaczony pracownik nagle zachoruje?
Jeśli odpowiadasz za grafik lub kadry, przekaż informację o braku zastępstwa pracodawcy albo kierownikowi upoważnionemu do organizowania pracy. Dalsze kroki opisują działania pracodawcy lub osoby organizującej pracę.
Po informacji o chorobie sprawdź faktyczną obecność przygotowanych osób. Nie zakładaj, że pracownik wpisany w grafiku na pewno dotarł do zakładu. Potwierdzenie zastępstwa powinno nastąpić możliwie szybko, zwłaszcza przed rozpoczęciem zmiany.
Najpierw ustal, kto z wyznaczonych i przeszkolonych pracowników jest dostępny. Następnie potwierdź z nim przejęcie zadań i poinformuj kierownika oraz zespół. Przejrzyj również kolejne dni, ponieważ nieobecność może objąć więcej niż jedną zmianę.
Możliwym rozwiązaniem jest zmiana grafiku lub przesunięcie przygotowanej osoby. Przed taką decyzją sprawdź jednak, czy nie pozbawisz zastępstwa innej zmiany lub lokalizacji. Uwzględnij także przepisy o czasie pracy i odpoczynku.
Co zrobić, jeśli nie ma przeszkolonego zastępcy?
Decyzję podejmuje pracodawca lub osoba upoważniona do organizowania pracy, w razie potrzeby z udziałem służby BHP. Nie należy jej odkładać do końca zmiany.
Jeżeli nie ma dostępnego, przeszkolonego zastępcy, pracodawca powinien pilnie dostosować organizację pracy, aby zapewnić działanie systemu pierwszej pomocy. Można rozważyć zmianę obsady lub przeniesienie przygotowanego pracownika, sprawdzając również zabezpieczenie jego dotychczasowej zmiany. Zaplanowanie przyszłego szkolenia nie rozwiązuje bieżącego braku.
Decyzja o dalszym wykonywaniu pracy wymaga oceny konkretnych warunków. Jeżeli występuje bezpośrednie zagrożenie zdrowia lub życia, art. 209² § 2 Kodeksu pracy nakazuje wstrzymanie pracy i oddalenie pracowników w bezpieczne miejsce. [1] Dopisanie nieprzeszkolonego pracownika do wykazu nie zastępuje przygotowania.
Jak organizować pierwszą pomoc na różnych zmianach?
Zastępstwa sprawdzaj razem z grafikiem pracy. Liczba przeszkolonych osób w całej firmie niewiele mówi, jeśli wszystkie pracują w tych samych godzinach. Uwzględnij także krótkie okresy, gdy ktoś wychodzi wcześniej, zaczyna później albo opuszcza zakład służbowo.
Tabela pomaga wykryć lukę w obsadzie i wybrać działanie. To praktyczne zalecenia, a nie ustawowy wzór organizacji.
| Sytuacja | Sygnał problemu | Co zrobić |
|---|---|---|
| Zmiana nocna | Przygotowane osoby kończą pracę przed rozpoczęciem nocy | Zapewnić przygotowaną osobę w godzinach nocnej zmiany |
| Nakładające się urlopy | Osoba wyznaczona i zastępca mają jednocześnie wolne | Przed zatwierdzeniem obsady ustalić inne dostępne zastępstwo |
| Zamiana zmian | Po zamianie przygotowana osoba znika z jednej obsady | Sprawdzić obie zmiany i potwierdzić zastępstwo |
| Kilka budynków | Zastępca nie ma dostępu do objętej pomocą strefy | Zweryfikować dostęp i możliwość dotarcia; zmienić zakres zastępstwa |
Nie przenoś automatycznie rozwiązania z małego biura do dużego magazynu. Przejście przez zamykane strefy, odległość między budynkami i ograniczenia dostępu mogą utrudniać pomoc. Warto sprawdzić te warunki podczas planowania, zamiast dopiero po zdarzeniu.
Jak poinformować pracowników o zastępstwie?
Przekaż informację przed okresem zastępstwa lub niezwłocznie po jego ustaleniu przy nagłej chorobie. Art. 207¹ Kodeksu pracy wskazuje dane osób wyznaczonych: imię i nazwisko, miejsce wykonywania pracy oraz numer telefonu służbowego lub innego środka komunikacji elektronicznej. [1]
Przy punktach pierwszej pomocy i apteczkach powinny znajdować się widoczne wykazy wyznaczonych, przeszkolonych pracowników oraz instrukcje pierwszej pomocy. [2] Jeśli zastępca już figuruje w aktualnym wykazie, nie trzeba usuwać nazwiska osoby urlopowanej wyłącznie z powodu urlopu. Trzeba natomiast jasno wskazać, kto jest dostępny.
Przykładowy komunikat do uzupełnienia:
„Od [data] do [data], na zmianie [godziny], zadania pierwszej pomocy w [obszar] przejmuje [imię i nazwisko]. Miejsce pracy: [miejsce]. Kontakt służbowy: [numer lub środek komunikacji elektronicznej]. Informacja o dostępnej osobie znajduje się również [miejsce informacji]”.
Dobierz kanał do zespołu. Dla pracowników bez firmowej poczty użyj odprawy i widocznej informacji przy apteczce. Nie ograniczaj komunikatu do wiadomości, której zainteresowane osoby nie mogą odczytać.
Jakich błędów unikać przy zastępstwach?
Trzy problemy łatwo przeoczyć, bo wychodzą na jaw dopiero w dniu nieobecności:
- Zastępca nie ma dostępu do strefy. Sprawdź karty dostępu, klucze i drogę do obszarów, które obejmuje zastępstwo.
- Przesunięcie pracownika tworzy lukę gdzie indziej. Po zmianie grafiku sprawdź obie obsady.
- Nikt nie potwierdził zastępstwa. Ustal, kto zatwierdza obsadę i przekazuje informację zespołowi.
Jak przygotować rezerwę na kolejne nieobecności?
Jeśli każdy urlop wymaga pilnej zamiany zmian, przeanalizuj rozmieszczenie przygotowanych osób. Dodatkowe szkolenia warto kierować do pracowników z tych zmian i obszarów, na których zastępstwa najczęściej brakuje.
W ofercie BHP KOI znajdziesz kursy pierwszej pomocy online. Panel Klienta umożliwia przydzielenie kursów pracownikom, a z materiałów przed zaliczeniem testu można korzystać przez całą dobę. Ułatwia to zaplanowanie nauki dla dodatkowych osób. [3]
Dobierz przygotowanie do zagrożeń i potrzeb zakładu, uwzględniając ćwiczenie umiejętności praktycznych. Certyfikat potwierdzający ukończenie kursu nie zastępuje wyznaczenia pracownika, zapewnienia jego dostępności ani poinformowania zespołu.
Sprawdź najbliższy grafik i wskaż zmiany, na których podczas urlopu lub choroby brakuje przygotowanego zastępcy. Jeśli potrzebujesz przeszkolić dodatkowe osoby, zobacz kurs pierwszej pomocy dla pracowników w BHP KOI. Zaplanuj ich przygotowanie przed kolejną nieobecnością, uwzględniając zagrożenia i potrzeby zakładu.
FAQ
Czy wyznaczona osoba może pójść na urlop?
Wyznaczenie do pierwszej pomocy nie odbiera pracownikowi prawa do urlopu. Organizację zastępstwa należy uwzględnić przy planowaniu nieobecności. W praktyce warto wcześniej ustalić, kto z przygotowanych osób będzie dostępny, i przekazać tę informację zespołowi. Ciągłość pomocy powinna wynikać z obsady, a nie ze stałej obecności jednego pracownika.
Co zrobić, gdy zastępca również zgłosi nieobecność?
Potraktuj to jak nową lukę w obsadzie. Sprawdź, czy na tej zmianie jest inna wyznaczona i przeszkolona osoba, i potwierdź z nią zastępstwo. Jeśli jej nie ma, pracodawca lub osoba organizująca pracę pilnie dostosowuje obsadę, na przykład przenosząc przygotowanego pracownika z innej zmiany bez tworzenia tam luki. Potem zaktualizuj informację dla zespołu.
Czy przy każdym urlopie trzeba tworzyć nowy wykaz?
Nie ma potrzeby sporządzania nowej listy tylko dlatego, że jedna z wymienionych osób korzysta z urlopu. Jeżeli dane i grono wyznaczonych pracowników pozostają aktualne, można doprecyzować dostępność komunikatem lub harmonogramem. Gdy zmienia się osoba wyznaczona, miejsce pracy albo kontakt, odpowiednio zaktualizuj wykaz i informację dla zespołu.
Czy osoba pracująca zdalnie może zastępować pracownika w biurze?
Sama dostępność telefoniczna osoby pracującej z domu nie zapewnia zastępstwa wymagającego pomocy na miejscu. Dla zespołu obecnego w biurze trzeba sprawdzić dostępność przygotowanego pracownika, który może do niego dotrzeć. Jeżeli dotychczasowa osoba wyznaczona pracuje hybrydowo, jej dni poza biurem uwzględnij w planie zastępstw podobnie jak inne nieobecności.
Czy można przenieść zastępcę z innej zmiany?
Może to być rozwiązanie organizacyjne, jeżeli zmiana grafiku jest dopuszczalna i pracownik jest odpowiednio przygotowany. Trzeba jednak sprawdzić, czy jego przeniesienie nie pozostawia poprzedniej zmiany bez dostępnej osoby. Uwzględnij czas pracy i odpoczynek. Potwierdź nowe godziny, zakres zadań oraz informację przekazaną obu zespołom.
Co robić, gdy dojdzie do zdarzenia, a wyznaczonej osoby nie ma?
Nie czekaj na jej powrót. Zadbaj o bezpieczeństwo własne i poszkodowanego. W sytuacji wymagającej pilnej pomocy medycznej dzwoń pod 112 lub 999 i wykonuj polecenia dyspozytora. Udzielaj pomocy w zakresie swoich możliwości. Poproś dostępną przygotowaną osobę o wsparcie, ale nie opóźniaj wezwania służb. [4]
Źródła artykułu
[2] Ogólne przepisy BHP — § 44 ust. 1, 3 i 4. Tekst jednolity w ELI.
[3] BHP KOI — oferta i informacje o przydzielaniu kursów oraz dostępie do materiałów.
[4] Ministerstwo Zdrowia — sposób postępowania na miejscu zdarzenia.
Źródło zdjęcia: Alex Kotliarskyi / Unsplash
